home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload Trio 2 / Shareware Overload Trio Volume 2 (Chestnut CD-ROM).ISO / dir26 / epi601_2.zip / FILES07.EXE / FIRSTHLP.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-08-22  |  8KB  |  226 lines
  1. !WIDTH 50
  2. !NOWRAP
  3. !TOPIC 1 BEFORE
  4. Here is the questionnaire, ready for data entry.
  5. Try entering answers to the questions, pressing
  6. the <Enter> key after each entry.
  7.  
  8. Of course, these windows are only for tutorial
  9. purposes and will not appear in normal work.
  10. After reading each window, press <Esc> to
  11. continue to the next field.
  12.             <Esc> to continue...
  13.  
  14. !TOPIC 2 AGE
  15. Note that the cursor skipped the ID field,
  16. since automatically incrementing IDNUM fields
  17. are filled in by the program.
  18.  
  19. AGE is a numeric field.  Try entering the
  20. letter "a" here and note that numeric fields
  21. accept only numbers.
  22.            <Esc> to continue...
  23. !TOPIC 3 STATE
  24. STATE is an upper case field.  If you type
  25. lower case characters, like "ga," they will
  26. be converted to upper case -- "GA."
  27.            <Esc> to continue...
  28. !TOPIC 4 DATE
  29. The next field is a date field.  Try entering
  30. 02/29/93 and note the the error is caught,
  31. since 1993 is not a leap year.
  32.  
  33. Then try 02/29/92 and see what happens.
  34.            <Esc> to continue...
  35. !TOPIC 5 "FOOD HANDLER"
  36. The next 4 fields are Yes/No fields.  Note that
  37. the field names and valid values appear at the
  38. bottom of the screen.
  39.               <Esc> to continue...
  40. !TOPIC 6 End of Record
  41. After the last field is entered, you will be
  42. prompted to save the record.  Note the record
  43. number in the lower right corner of the
  44. screen.
  45.            <Esc> to continue...
  46. !TOPIC 7 Record Number 2
  47. Here we are in Record Number 2.  Note the
  48. record number in the lower right corner again.
  49.  
  50. Now go ahead and enter this record on your
  51. own.  No windows will pop up until you have
  52. entered and saved the entire record.
  53.           <Esc> to continue...
  54. !TOPIC 8 LAST NAME
  55. The first FIELD in the questionnaire is called
  56. LASTNAME.  Note that the name and valid entries
  57. will appear in the lower left corner of the screen.
  58.  
  59. Enter a last name and then press <Enter>.  Then
  60. continue filling in the other fields, pressing
  61. <Enter> after each, and watch the comments.
  62.  
  63. The cursor will jump from field to field auto-
  64. matically.
  65.             <Esc> to continue...
  66. !TOPIC 9 CITY or Town
  67. To move around, use the up and down arrow keys.
  68. Try returning to Last Name with the up arrow,
  69. then return to City and enter the City name.
  70.             <Esc> to continue...
  71. !TOPIC 10 ZIP Code
  72. ZIP code is set up as an upper-case text field
  73. ( ZIP <A    >) rather than a numeric field
  74. ( ZIP #####) because of the need for leading
  75. zeroes.
  76.             <Esc> to continue...
  77. !TOPIC 11 DISEASE
  78. Right now, any entry is accepted here, but
  79. in a minute, we'll see how a standard list
  80. of codes can be provided by creating a
  81. CHECK file.
  82.             <Esc> to continue...
  83. !TOPIC 12 {DIS}ease {CODE}
  84. Any entry is accepted now, but later, we
  85. will set up automatic coding so that the
  86. correct code for the DISEASE is popped
  87. into this field automatically.
  88.             <Esc> to continue...
  89. !TOPIC 13 End of Second Record
  90. Excellent.  Now save this second record
  91. by answering "Y" tht the "Write Record
  92. to Disk?" prompt.
  93.  
  94. In the next record, we will explore the
  95. concept of CHECK files.
  96.            <Esc> to continue...
  97. !TOPIC 14 CHECK Files
  98. CHECK files allow ENTER to respond intelligently
  99. to data entry.  In any field, you might instruct
  100. ENTER to allow only certain values or ranges or to
  101. skip some fields if a particular answer is given.
  102. Automatic coding and numeric operations are also
  103. available.
  104.  
  105. To produce a CHECK file, you should consult the
  106. manual, do the tutorial at the beginning of
  107. Chapter 10, and use the CHECK program, but we will
  108. explore some of the ideas here.
  109.  
  110. To load the sample CHECK file, you must leave
  111. ENTER.  This is easily done by pressing the
  112. <F10> function key.  The tutorial will bring
  113. back ENTER automatically with the correct
  114. CHECK file.
  115.           Press <Esc> and then <F10>...
  116. !TOPIC 15 JUMPs
  117. The cursor jumped from Last Name to City,
  118. bypassing First Name.
  119.  
  120. In the CHECK program, it only took a few
  121. keystrokes to set up this JUMP or skip
  122. pattern.
  123.             <Esc> to continue...
  124. !TOPIC 16 LEGAL Values
  125. Suppose that you want the data entry operator to
  126. choose from a defined list of Cities for this field.
  127. We have set the CHECK file so that three city names
  128. are LEGAL values for CITY.  You can place many more
  129. names in the CHECK file, or, using an indexed
  130. Epi Info file, even handle thousands of choices, such
  131. as all the cities and towns in New York, or a list
  132. of disease codes.
  133.  
  134. To see the available codes, press <F9> from the City
  135. field.  Then move the cursor bar to the choice, or
  136. type the name, and then press <Enter>.
  137.               <Esc> to continue...
  138. !TOPIC 17 Range for ZIP Code
  139. Even though ZIP is a text field, we can set a
  140. RANGE from "00000" to "99999" so that only numeric
  141. zip codes will be accepted.  Try entering a code
  142. like "A300".
  143.               <Esc> to continue...
  144. !TOPIC 18 AGE Range
  145. In the AGE field,  we have set up a numeric
  146. RANGE of 000 to 120 and made it a MUST ENTER
  147. field so that blanks are not accepted.
  148.               <Esc> to continue...
  149. !TOPIC 19
  150. The DISEASE field has been linked to the DISease CODE
  151. field, and code pairs have been set up so that when a
  152. choice of DISEASE is made, the corresponding code pops
  153. into the DISease CODE field automatically.  Since
  154. there is no need to enter the code manually, a "GOTO"
  155. has been inserted so that the cursor jumps over the
  156. DISease CODE field.
  157.  
  158. Press <Esc> and then <F9> to see the codes and make
  159.                    a selection...
  160. !TOPIC 20 Legal Values for SEX
  161. The Legal Values for SEX have been set to M, F, and
  162. U (for Unknown).  A comment is inserted to explain
  163. the values and confirmatory messages appear on the
  164. screen when you enter a legal value.
  165.  
  166. Press <Esc> and then <F9> or enter M, F, or U.
  167.               <Esc> to continue...
  168. !TOPIC 21 Yes/No Fields
  169. Yes/No (<Y>) fields have automatic legal values of
  170. Y, N, and blank.  There is usually no need to
  171. specify further conditions in the CHECK file.
  172.               <Esc> to continue...
  173. !TOPIC 22 Features of CHECK (.CHK) Files
  174. The CHECK program constructs files of instructions
  175. to control data entry.  You may also type the
  176. instructions directly into .CHK files using EPED.
  177.  
  178. Typical features include:
  179.    Setting ranges for data in a field
  180.    Presenting a list of legal values from
  181.      which to choose
  182.    Automatic coding from one field to another
  183.    Conditional skip patterns
  184.    Mathematical calculations
  185.    Help windows, like this one
  186.  
  187. If you press <Enter> for Last Name, the cursor
  188. will skip the First Name field...
  189.         <Esc> to continue, then <Enter>...
  190. !TOPIC 23 Searching For Specific Records
  191. ENTER allows you to browse with the <F7> and <F8>
  192. keys, or to enter a last name, for example, and
  193. find records with the same last name.
  194.  
  195. To see the commands available or to do a search,
  196. hold down the <Ctrl> key and press F for FIND.
  197. To start entering records again, press <Ctrl-N>
  198. for NEW record.
  199.  
  200. To search for GONZALEZ, press <Ctrl-F> and then
  201. enter "Gonzalez" in the NAME field (without the
  202. quotation marks).
  203.  
  204. When you are through practicing searching, press
  205. <F10> to leave ENTER temporarily and continue the
  206. tutorial.
  207. !TOPIC 24 The End
  208. Thank you for playing this tutorial.  There is
  209. much more to learn about .CHK files, but you have
  210. the basic concepts.  Press <F10> to leave ENTER.
  211. !TOPIC 25 Good Work
  212. That's the idea -- make an entry and press <Enter>.
  213. Now try first name...
  214.               <Esc> to continue...
  215. !TOPIC 26 The Easy Way
  216. We need two records with last name GONZALEZ to
  217. demonstrate searching.  Here is one.  All you
  218. have to do is press <Esc> enter a number for
  219. AGE, press <Enter>, and then save the record.
  220.    <Esc>, a number, <Enter>, and then "Y"
  221. !TOPIC 27 The Second GONZALEZ
  222. Here is the second GONZALEZ.  Note that the first
  223. name is different, so that we have records for
  224. PEDRO and PATRICIA.
  225.    <Esc>, a number, <Enter>, and then "Y"
  226.